こんにちは!近藤商會の中野です。
さて、皆さんは書類の電子化(スキャン)進めていますでしょうか。近藤商会ではグループウェアと共有フォルダなどで運用ルールを決め電子化を進めています。


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紙類を電子化する上で検討事項をまとめてみました。

①そもそも何を電子化して何を破棄するか検討するべし
見ないものを電子化しても意味がない!ということで最初の選定が重要です。また、スキャンで電子化しても良い書類と悪い書類があるので事前に調べることが大切です。

②データの保存方法を統一するべし
書類のサイズや解像度、ファイル形式など統一しましょう。せっかくスキャンしたのに見づらかったり、データが重すぎたり、なんてことにならないように適度な数値を決めておくと良いです。
一般的な文書では200dpi、細かい文字のある文書や写真などは300~400dpiが適しているそうです。
データの保存で特に重要なのがファイルの階層とファイル名です。しっかり運用ルールを決めて運用できれば検索性が良くなり、業務効率も上がります。しっかりとデータベース化しましょう。
またスキャンした書類を編集、加工することが多い場合OCR処理も検討しておくよ良いです。
※OCR処理とは画像データから文字を抽出してテキストデータにすることです。専用ソフトが必要です。


③誰が作業するか検討すべし
書類のデータ化は日頃の業務の合間に行うにはなかなかの手間になります。
社内のメンバーでスキャン作業を行うか、外注で行うか決めて実行しましょう。

近藤商會では書類のデータ化サービスも行っております!ご相談だけでもお気軽にご連絡ください。